Политика обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь - Министерство жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь

УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь
16.12.2021 № 93

ПОЛИТИКА
обработки персональных данных
в Министерстве жилищно-
коммунального хозяйства

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Политика обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства (далее – МЖКХ) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых персональных данных, функции МЖКХ при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в МЖКХ требования к защите персональных данных.
Настоящая Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.
Для целей настоящей Политики термины применяются в значениях, определенных в Законе Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон о защите персональных данных).
Положения настоящей Политики служат основой для разработки локальных правовых актов, регламентирующих в МЖКХ вопросы обработки персональных данных работников МЖКХ и других субъектов персональных данных.
Политика обработки персональных данных в МЖКХ определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Республики Беларусь;

Трудовой кодекс Республики Беларусь;

Закон о защите персональных данных;

Закон Республики Беларусь от 21 июля 2008 г. № 418-З «О регистре населения»;

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

иные нормативные правовые акты Республики Беларусь.

МЖКХ, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников МЖКХ и других субъектов персональных данных, не состоящих с МЖКХ в трудовых отношениях.
Обработка персональных данных в МЖКХ осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников МЖКХ и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

законность и справедливость;

соразмерность обработки персональных данных и заявленных целей их обработки (на всех этапах такой обработки). Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;

наличие согласия субъекта персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;

прозрачность обработки персональных данных. Субъекту персональных данных может предоставляться соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;

достоверность обрабатываемых персональных данных, при необходимости – актуализация;

безопасность при хранении персональных данных. Хранение осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

Персональные данные обрабатываются в МЖКХ в целях:

обеспечения соблюдения Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных правовых актов МЖКХ;

осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на МЖКХ, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные государственные органы;

регулирования трудовых отношений с работниками МЖКХ (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);

защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;

подготовки, заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров;

обеспечения пропускного режима в МЖКХ;

формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности МЖКХ;

исполнения судебных актов, актов других государственных органов или должностных лиц, подлежащих исполнению;

выполнения задач и осуществления функций МЖКХ в соответствии с Положением о Министерстве жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 968, и иными нормативными правовыми актами, либо достижения общественно значимых целей;

в иных законных целях.

Обработка и защита персональных данных в МЖКХ осуществляются в соответствии с Положением об обработке и защите персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства (приложение 1 к настоящей Политике).
Конфиденциальность при обработке информации, содержащей персональные данные, обеспечивается в порядке, определенном Положением о порядке обеспечения конфиденциальности при обработке информации, содержащей персональные данные (приложение 2 к настоящей Политике).

ГЛАВА 2
ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ В МЖКХ

В МЖКХ обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:

работников МЖКХ и членов их семей, руководителей государственных организаций, подчиненных МЖКХ, а также кандидатов на эти должности;

кандидатов на должности руководителей организаций системы МЖКХ;

кандидатов в резерв руководящих кадров МЖКХ и перспективный кадровый резерв МЖКХ;

лиц, представляемых к объявлению Благодарности МЖКХ и награждению Почетной грамотой МЖКХ, Нагрудным знаком «Ганаровы работнік жыллёва-камунальнай гаспадаркі»;

работников организаций системы МЖКХ, представляемых к награждению правительственными и государственными наградами;

граждан, пострадавших от катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий, статус участника ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий которым установлен МЖКХ;

граждан и юридических лиц, обращения которых рассматриваются в МЖКХ.

ГЛАВА 3
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В МЖКХ

Перечень персональных данных, обрабатываемых в МЖКХ, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами МЖКХ с учетом целей обработки персональных данных, указанных в пункте 8 настоящей Политики.
В МЖКХ могут обрабатываться специальные персональные данные, касающиеся:

членства в профессиональном союзе;

привлечения к административной или уголовной ответственности – в рамках выполнения требований Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций».

Обработка иных специальных персональных данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или других убеждений, здоровья или интимной жизни, а также биометрических и генетических персональных данных, в МЖКХ не осуществляется.

ГЛАВА 4
ФУНКЦИИ МЖКХ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

МЖКХ при осуществлении обработки персональных данных:

принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов МЖКХ в области персональных данных;

принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

назначает лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

издает локальные правовые акты, определяющие политику, вопросы обработки и защиты персональных данных в МЖКХ;

обеспечивает ознакомление работников МЖКХ, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов МЖКХ в области персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;

публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;

сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;

прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных;

совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.

ГЛАВА 5
УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В МЖКХ

Обработка персональных данных в МЖКХ осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
МЖКХ без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
В целях внутреннего информационного обеспечения МЖКХ может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
Доступ к обрабатываемым в МЖКХ персональным данным разрешается только работникам МЖКХ.

ГЛАВА 6
ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВИЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ И СПОСОБЫ ИХ ОБРАБОТКИ

МЖКХ осуществляет обработку персональных данных (любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных).
Обработка персональных данных в МЖКХ осуществляется следующими способами:

с использованием средств автоматизации;

без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).

ГЛАВА 7
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Субъекты персональных данных имеют право на:

отзыв своего согласия на обработку персональных данных;

получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных;

требование прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления;

обжалование действий (бездействия) и решений МЖКХ, связанных с обработкой персональных данных.

ГЛАВА 8
МЕРЫ, ПРИНИМАЕМЫЕ МЖКХ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ ОПЕРАТОРА ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

МЖКХ при выполнении обязанностей оператора принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения требований законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, включая:

предоставление субъектам персональных данных необходимой информации до получения их согласий на обработку персональных данных;

разъяснение субъектам персональных данных их прав, связанных с обработкой их персональных данных;

получение письменных согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

назначение лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в МЖКХ;

издание документов, определяющих политику МЖКХ в отношении обработки персональных данных;

ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных в МЖКХ, с положениями законодательства о персональных данных;

установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);

осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в МЖКХ в порядке, установленном Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;

обеспечение неограниченного доступа, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику МЖКХ в отношении обработки персональных данных;

прекращение обработки персональных данных при отсутствии оснований для их обработки;

незамедлительное уведомление Национального центра защиты персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных;

осуществление изменения, блокирования, удаления недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных;

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;

осуществление хранения персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъектов персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными правовыми актами МЖКХ, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных МЖКХ.

ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ МЖКХ В ОБЛАСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, В ТОМ ЧИСЛЕ ТРЕБОВАНИЙ К ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Контроль за соблюдением работниками МЖКХ законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов МЖКХ в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных законодательству Республики Беларусь и локальным правовым актам МЖКХ в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.
Внутренний контроль за соблюдением работниками МЖКХ, законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов МЖКХ в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в МЖКХ.
Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов МЖКХ в области персональных данных в структурных подразделениях МЖКХ, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в указанных подразделениях МЖКХ возлагается на их руководителей.

Приложение 1
к Политике обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства

ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке и защите персональных данных

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение определяет порядок обработки и защиты в МЖКХ персональных данных, в том числе содержание и объем персональных данных каждой категории субъектов, основные правила их обработки.
Настоящее Положение принято в целях обеспечения прав и свобод граждан при обработке их персональных данных, сохранение конфиденциальности персональных данных и их защиту.
Настоящее Положение является локальным правовым актом, обязательным для соблюдения и исполнения работниками МЖКХ, а также иными лицами, участвующими в обработке персональных данных в соответствии с настоящим Положением.

ГЛАВА 2
СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Содержание и объем персональных данных каждой категории субъектов определяется необходимостью достижения конкретных целей их обработки, защиты прав и законных интересов субъектов персональных данных а также необходимостью выполнения МЖКХ возложенных на него задач и осуществления соответствующих функций.
Персональные данные работников и руководителей МЖКХ включают:

фамилию, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);

дату рождения;

гражданство;

паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.);

данные виз и иных документов миграционного учета;

пол;

сведения о месте пребывания;

биометрические персональные данные (включая фотографии, изображения с камер видеонаблюдения, записи голоса);

сведения о социальных льготах и выплатах;

контактные данные (включая номера рабочего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);

иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей.

Персональные данные членов семьи и иных родственников работников включают:

фамилию, имя, отчество;

дату рождения;

гражданство;

сведения о семейном положении и составе семьи с указанием фамилий, имен и отчеств членов семьи, даты рождения, места работы и/или учебы;

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

сведения о месте фактического проживания;

сведений о заработной плате и имуществе;

номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;

сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством);

сведения о социальных льготах и выплатах;

контактные данные (включая номера рабочего, домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.).

Персональные данные кандидатов на вакансии включают:

фамилию, имя, отчество (а также все предыдущие фамилии);

дату и место рождения;

гражданство;

данные свидетельства о рождении (номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.) (при необходимости);

пол;

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

сведения о месте фактического проживания;

номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;

данные об образовании, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, ученой степени, ученом звании;

идентификационный номер налогоплательщика;

сведения о трудовой деятельности (включая стаж и опыт работы, данные о занятости с указанием должности, подразделения, сведений о работодателе и др.);

специальность, профессию, квалификацию;

сведения о воинском учете;

сведения медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством);

сведения о социальных льготах и выплатах;

контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности;

сведения, предоставленные самим кандидатом в ходе заполнения личностных опросников и прохождения мероприятий по психометрическому тестированию, а также результаты такого тестирования (психометрический профиль, способности и характеристики);

иные данные, которые могут быть указаны в резюме или анкете кандидата.

Персональные данные заявителей включают:

фамилию, имя, отчество;

адрес проживания;

контактные данные;

дату рождения;

иные данные, необходимые для регистрации и анализа обращения.

Персональные данные контрагентов - физических лиц включают:

фамилию, имя, отчество;

гражданство;

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;

реквизиты банковского счета;

идентификационный номер налогоплательщика;

специальность, профессию, квалификацию;

контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);

данные свидетельства о регистрации права собственности;

иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между МЖКХ и контрагентом.

Персональные данные работников и иных представителей контрагентов - юридических лиц включают:

фамилию, имя, отчество;

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

контактные данные (включая номера рабочего, домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);

должность;

иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между МЖКХ и контрагентом.

Персональные данные иных субъектов включают:

фамилию, имя, отчество;

контактные данные (включая номера домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты и др.);

сведения о регистрации по месту жительства (включая адрес, дату регистрации);

номер и серию страхового свидетельства государственного социального страхования;

реквизиты банковского счета;

идентификационный номер налогоплательщика;

специальность, профессию, квалификацию;

иные данные, необходимые для исполнения взаимных прав и обязанностей между Организацией и контрагентом.

ГЛАВА 3
ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в следующих целях:

выполнение задач и осуществление функций, возложенных на МЖКХ законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь;

рассмотрение возможности трудоустройства кандидатов;

ведение кадрового резерва;

проверка кандидатов (в том числе их квалификации и опыта работы);

обработка обращений;

выявление конфликта интересов;

проведение мероприятий и обеспечение участия в них субъектов персональных данных;

обеспечение безопасности, сохранение материальных ценностей и предотвращение правонарушений;

выпуск доверенностей и иных уполномочивающих документов;

ведение переговоров, заключение и исполнение договоров;

проверка контрагента;

представление информации о МЖКХ;

исполнение обязанности налогового агента;

иные цели, направленные на обеспечение соблюдения трудовых договоров, законов и иных нормативных правовых актов.

Персональные данные обрабатываются исключительно для достижения одной или нескольких указанных законных целей. Если персональные данные были собраны и обрабатываются для достижения определенной цели, для использования этих данных в других целях необходимо поставить в известность об этом субъекта персональных данных и в случае необходимости получить новое согласие на обработку.
Обработка персональных данных может осуществляться в иных целях, если это необходимо в связи с обеспечением соблюдения законодательства.

ГЛАВА 4
ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Обработка персональных данных осуществляется путем смешанной (как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации) обработки, в том числе с использованием внутренней сети и сети Интернет.
В случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, основным условием обработки персональных данных является получение согласия соответствующего субъекта персональных данных, в том числе в письменной форме.
Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

дату рождения;

идентификационный номер, а в случае отсутствия такого номера – номер документа, удостоверяющего его личность;

подпись субъекта персональных данных.

Если цели обработки персональных данных не требуют обработки информации, эта информация не подлежит обработке при получении согласия субъекта персональных данных.

Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением специальных персональных данных, не требуется в следующих случаях:

при реализации норм законодательных актов об обращениях;

при реализации норм законодательных актов в области национальной безопасности, борьбы с коррупцией, предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения;

для ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного социального страхования, в том числе профессионального пенсионного страхования;

при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательными актами;

при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном МЖКХ и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;

в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;

в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения функций (полномочий), предусмотренных законодательными актами;

в случаях, когда Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

Обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных запрещается, за исключением следующих случаев:

если специальные персональные данные сделаны общедоступными персональными данными самим субъектом персональных данных;

для осуществления административных процедур;

в случаях, когда обработка специальных персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;

в случаях, когда Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных. Обработка специальных персональных данных допускается лишь при условии принятия комплекса мер, направленных на предупреждение рисков, которые могут возникнуть при обработке таких персональных данных для прав и свобод субъектов персональных данных.

Источником информации обо всех персональных данных является непосредственно субъект персональных данных.
Если иное не установлено Законом о защите персональных данных, МЖКХ вправе получать персональные данные субъекта персональных данных от третьих лиц только при уведомлении об этом субъекта, либо при наличии письменного согласия субъекта на получение его персональных данных от третьих лиц.
Уведомление субъекта персональных данных о получении его персональных данных от третьих лиц должно содержать:

наименование МЖКХ и адрес его местонахождения;

цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

предполагаемые пользователи персональных данных;

установленные законом права субъекта персональных данных;

источник получения персональных данных.

При хранении персональных данных должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных.
Документы, включающие в себя персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, находятся в специально отведенных для этого местах с ограниченным доступом в условиях, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа. Перечень мест хранения документов определяется МЖКХ.
Персональные данные, хранящиеся в электронном виде, защищаются от несанкционированного доступа с помощью специальных технических и программных средств защиты. Хранение персональных данных в электронном виде вне применяемых МЖКХ информационных систем и специально обозначенных МЖКХ баз данных (внесистемное хранение персональных данных) не допускается.
Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, но не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Республики Беларусь или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Если иное не предусмотрено законодательством, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки, в случае утраты необходимости в достижении этих целей или по истечении сроков их хранения.
Уничтожение или обезличивание персональных данных должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных. При этом в случае необходимости следует сохранять возможность обработки иных данных, зафиксированных на соответствующем материальном носителе (удаление, вымарывание).
При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
Доступ к персональным данным предоставляется только тем работникам, служебные обязанности которых предполагают работу с персональными данными, и только на период, необходимый для работы с соответствующими данными. Перечень таких лиц определяется МЖКХ.
В случае возникновения необходимости предоставить доступ к персональным данным работникам, не входящих в перечень лиц с доступом к персональным данным, им может быть предоставлен временный доступ к ограниченному кругу персональных данных по распоряжению Министра жилищно-коммунального хозяйства, его заместителей или иного лица, уполномоченного на это Министром жилищно-коммунального хозяйства. Соответствующие работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными правовыми актами МЖКХ в области персональных данных, а также должны подписать обязательство неразглашения персональных данных.
Работники, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, информируются (в том числе путем ознакомления с настоящим Положением) о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных законодательством и настоящим Положением.
Работникам, не имеющим надлежащим образом оформленного допуска, доступ к персональным данным запрещается.
При необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных.
Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
Передача персональных данных третьим лицам допускается в минимально необходимых объемах и только:

в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных;

при наличии согласия субъекта персональных данных либо иного законного основания.

При передаче персональных данных третьим лицам субъект персональных данных должен быть уведомлен о такой передаче, за исключением случаев, определенных законодательством, в частности, если:

субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Оператором, который получил соответствующие данные от МЖКХ;

персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

персональные данные обрабатываются для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных.

Передача информации, содержащей персональные данные, должна осуществляться способом, обеспечивающим защиту от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.
Трансграничная передача персональных данных запрещается, если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда:

дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;

персональные данные получены на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;

персональные данные могут быть получены любым лицом посредством направления запроса в случаях и порядке, предусмотренных законодательством;

такая передача необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения международных договоров Республики Беларусь;

получено соответствующее разрешение Национального центра защиты персональных данных.

Лица, получающие персональные данные, должны предупреждаться о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и с соблюдением режима конфиденциальности. МЖКХ вправе требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено.
В случаях, когда государственные органы имеют право запросить персональные данные или персональные данные должны быть предоставлены в силу законодательства, а также в соответствии с запросом суда, соответствующая информация может быть им предоставлена в порядке, предусмотренном действующим законодательством Республики Беларусь.
Все поступающие запросы должны передаваться лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных, для предварительного рассмотрения и согласования.
МЖКХ вправе поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу в установленном законодательством порядке.
МЖКХ обязано принимать правовые, организационные и технические меры по защите персональных данных.

43.1. Такие меры должны быть направлены на:

обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

реализацию права на доступ к информации.

43.2. В этих целях МЖКХ:

ограничивает и регламентирует состав работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные (в том числе путем использования паролей доступа к электронным информационным ресурсам);

обеспечивает условия для хранения документов, содержащих персональные данные, в ограниченном доступе;

организует порядок уничтожения информации, содержащей персональные данные, если законодательством не установлены требования по хранению соответствующих данных;

контролирует соблюдение требований по обеспечению безопасности персональных данных, в том числе установленных настоящим Положением (путем проведения внутреннего контроля, установления специальных средств мониторинга и др.);

проводит расследование случаев несанкционированного доступа или разглашения персональных данных с привлечением виновных работников к ответственности, принятием иных мер;

внедряет программные и технические средства защиты информации в электронном виде;

обеспечивает возможность восстановления персональных данных модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

43.3. Для защиты персональных данных при их обработке в информационных системах МЖКХ проводит необходимые предусмотренные законом мероприятия:

определение угроз безопасности персональных данных при их обработке;

применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;

учет машинных носителей персональных данных;

обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер;

восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.

43.4. В МЖКХ назначаются лица, ответственные за организацию обработки персональных данных.

43.5. В МЖКХ принимаются иные меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей в сфере защиты персональных данных, предусмотренные действующим законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 6
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, МЖКХ

Субъект персональных данных вправе:

- в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи заявления в порядке, установленном статьей 14 Закона о защите персональных данных, или в форме, посредством которой получено его согласие;

- получить информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую:

наименование и место нахождения МЖКХ;

подтверждение факта обработки персональных данных;

идентификацию персональных данных и источник их получения;

правовые основания и цели обработки персональных данных;

срок, на который дано его согласие;

наименование и место нахождения уполномоченного лица, которое является государственным органом, юридическим лицом Республики Беларусь, иной организацией, если обработка персональных данных поручена такому лицу;

иную информацию, предусмотренную законодательством;

- требовать внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных подает заявление в порядке, установленном статьей 14 Закона о защите персональных данных, с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных в установленном порядке копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные;

- получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам в установленном законодательством порядке. Для получения указанной информации субъект персональных данных подает заявление, которое должно содержать изложение сути требований, а также его:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), адрес места жительства (места пребывания);

дату рождения;

идентификационный номер, при отсутствии такого номера - номер документа, удостоверяющего личность, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись.

- требовать бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами. Для реализации указанного права субъект персональных данных подает заявление в порядке, установленном Законом о защите персональных данных;

- обжаловать действия (бездействие) и решения МЖКХ, нарушающие его права при обработке персональных данных, в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

Право субъекта на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Все обращения субъектов или их представителей в связи с обработкой их персональных данных регистрируются в соответствующем журнале.
Субъект персональных данных обязан:

предоставлять достоверные персональные данные;

своевременно сообщать об изменениях и дополнениях своих персональных данных;

осуществлять свои права в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами МЖКХ в области обработки и защиты персональных данных;

исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами МЖКХ в области обработки и защиты персональных данных.

МЖКХ вправе:

устанавливать правила обработки персональных данных в МЖКХ, разрабатывать и применять формы документов, необходимых для исполнения обязанностей Оператора;

осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами МЖКХ в области обработки и защиты персональных данных.

Приложение 2
к Политике обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке обеспечения конфиденциальности при обработке информации, содержащей персональные данные

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение устанавливает применяемые в МЖКХ способы обеспечения безопасности и конфиденциальности при обработке персональных данных, которыми являются любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
Работники МЖКХ, осуществляющие обработку персональных данных, иные получившие доступ к персональным данным лица обязаны при обработке таких данных соблюдать требование об их нераспространении без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (требование обеспечения конфиденциальности).
Обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется в случае:

обезличивания персональных данных (действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных);

для общедоступных персональных данных (персональных данных, распространенных самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенных в соответствии с требованиями законодательных актов).

Перечни персональных данных и ответственных за хранение и обработку персональных данных утверждаются приказом МЖКХ. Обработка и хранение конфиденциальных данных лицами, не указанными в приказе, запрещается.
МЖКХ в целях обеспечения требований соблюдения конфиденциальности и безопасности при обработке персональных данных предоставляет должностным лицам, работающим с персональными данными, необходимые условия для выполнения указанных требований:

знакомит работников под роспись или в электронном виде, позволяющем идентифицировать лицо, которому документ направлен на ознакомление, с требованиями Политики обработки персональных данных в МЖКХ, с Положением об обработке и защите персональных данных, с настоящим Положением, с должностной инструкцией и иными локальными правовыми актами МЖКХ в сфере обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных;

предоставляет места для безопасного хранения документов, средства для доступа к информационным ресурсам (ключи, пароли и т.п.);

обучает правилам эксплуатации средств защиты информации;

проводит иные необходимые мероприятия.

Работники МЖКХ, работающие с персональными данными, не вправе сообщать их в устной или письменной форме третьим лицам, если это не вызвано служебной необходимостью. После подготовки и передачи документа файлы черновиков и вариантов документа переносятся подготовившим их сотрудником на маркированные носители, предназначенные для хранения персональных данных. Без согласования с руководителем структурного подразделения формирование и хранение баз данных (картотек, файловых архивов и др.), содержащих конфиденциальные данные, запрещается.
Работники МЖКХ, работающие с персональными данными, обязаны использовать информацию о персональных данных исключительно для целей, связанных с выполнением своих трудовых обязанностей.
При прекращении выполнения трудовой функции, связанной с обработкой персональных данных, все носители информации, содержащие персональные данные (оригиналы и копии документов, машинные и бумажные носители, пр.), которые находились в распоряжении работника МЖКХ в связи с выполнением должностных обязанностей, хранятся у данного работника.
Передача персональных данных третьим лицам допускается только в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, Политикой обработки персональных данных в Министерстве жилищно-коммунального хозяйства, Положением об обработке и защите персональных данных, настоящим Положением и иными локальными правовыми актами МЖКХ в сфере обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных. Передача персональных данных осуществляется ответственным за обработку персональных данных работником МЖКХ на основании письменного или устного поручения руководителя структурного подразделения, Министра жилищно-коммунального хозяйства или его заместителей.
Передача сведений и документов, содержащих персональные данные, оформляется путем составления акта по форме, установленной МЖКХ.
Работник МЖКХ, предоставивший персональные данные третьим лицам, направляет письменное уведомление субъекту персональных данных о факте передачи его данных третьим лицам.
Запрещается передача персональных данных по телефону, факсу, электронной почте за исключением случаев, установленных законодательством и действующими в МЖКХ локальными правовыми актами.

Ответы на запросы граждан и организаций даются в том объеме, который позволяет не разглашать в ответах персональные данные, за исключением данных, содержащихся в материалах заявителя или опубликованных в общедоступных источниках.

Работники МЖКХ, работающие с персональными данными, обязаны немедленно сообщать своему непосредственному руководителю и (или) лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в МЖКХ, обо всех ставших им известными фактах получения третьими лицами несанкционированного доступа либо попытки получения доступа к персональным данным, об утрате или недостаче носителей информации, содержащих персональные данные, удостоверений, пропусков, ключей от сейфов (хранилищ), личных печатей, электронных ключей и других фактах, которые могут привести к несанкционированному доступу к персональным данным, а также о причинах и условиях возможной утечки этих сведений.
Работники МЖКХ, осуществляющие обработку персональных данных, за невыполнение требований конфиденциальности, защиты персональных данных несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Отсутствие контроля со стороны МЖКХ за надлежащим исполнением работником своих обязанностей в области обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных не освобождает работника от таких обязанностей и предусмотренной законодательством Республики Беларусь ответственности.

ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ

Обработка персональных данных, в том числе содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такая обработка осуществляется при непосредственном участии человека.
Руководитель структурного подразделения, осуществляющего обработку персональных данных без использования средств автоматизации:

определяет места хранения персональных данных (материальных носителей);

осуществляет контроль наличия в структурном подразделении условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ;

информирует лиц, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, о перечне обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки;

организует раздельное, т.е. не допускающее смешения, хранение материальных носителей персональных данных (документов, дисков, дискет, USB-флеш-накопителей, пр.), обработка которых осуществляется в различных целях.

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
При несовместимости целей обработки персональных данных руководитель структурного подразделения должен обеспечить раздельную обработку персональных данных.
Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ

Обработка персональных данных с использованием средств автоматизации означает совершение действий (операций) с такими данными с помощью объектов вычислительной техники в компьютерной сети МЖКХ (далее – КС). Безопасность персональных данных при их обработке в КС обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации, а также используемые в КС информационные технологии. Технические и программные средства защиты информации должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Республики Беларусь требованиям, обеспечивающим защиту информации. Средства защиты информации, применяемые в КС, в установленном порядке проходят процедуру оценки соответствия.
Допуск лиц к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации осуществляется на основании приказа МЖКХ при наличии индивидуальных паролей доступа к компьютерам и (или) электронным папкам, в которых содержатся файлы с персональными данными.
Работа с персональными данными в КС организуется способом, обеспечивающим сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации, а также исключение возможности неконтролируемого пребывания в этих помещениях посторонних лиц.
Пересылка персональных данных без использования специальных средств защиты по общедоступным сетям связи, в том числе сети Интернет, не допускается.
При обработке персональных данных в КС пользователями должно быть обеспечено:

использование предназначенных для этого разделов (каталогов) носителей информации, встроенных в технические средства, или съемных маркированных носителей;

недопущение физического воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

постоянное использование антивирусного обеспечения для обнаружения зараженных файлов и незамедлительное восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

недопущение несанкционированных выноса из помещений, установки, подключения оборудования, а также удаления, инсталляции или настройки программного обеспечения.

При обработке персональных данных в КС лицами, выполняющими функции администратора информационных систем, должны обеспечиваться:

обучение лиц, использующих средства защиты информации, применяемые в КС, правилам работы с ними;

учет лиц, допущенных к работе с персональными данными в КС, прав и паролей доступа;

учет применяемых средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним;

контроль за соблюдением условий использования средств защиты информации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

описание системы защиты персональных данных.

Специфические требования по защите персональных данных в отдельных автоматизированных системах МЖКХ определяются утвержденными в установленном порядке инструкциями по их использованию и эксплуатации.

ГЛАВА 4
ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ СО СЪЕМНЫМИ НОСИТЕЛЯМИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ТВЕРДЫМИ КОПИЯМИ И ИХ УТИЛИЗАЦИИ

Все находящиеся на хранении и в обращении в МЖКХ съемные носители (диски, дискеты, USB-флеш-накопители, пр.), содержащие персональные данные, подлежат учету. Каждый съемный носитель с записанными на нем персональными данными должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.
Учет и выдачу съемных носителей персональных данных осуществляет отдел методологии бухгалтерского учета МЖКХ. Работники МЖКХ получают учтенный съемный носитель на конкретный срок, о чем учиняется соответствующая запись в журнале персонального учета съемных носителей персональных данных (далее – журнал учета). По окончании работ или срока, на который выдан съемный носитель, пользователь сдает съемный носитель для хранения лицу, его выдавшему, о чем также учиняется соответствующая запись в журнале учета.
При работе со съемными носителями, содержащими персональные данные, запрещается:

хранить съемные носители с персональными данными вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;

выносить съемные носители с персональными данными из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д.

При отправке или передаче персональных данных адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка персональных данных адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей персональных данных для непосредственной передачи адресату осуществляется только с письменного разрешения непосредственного руководителя структурного подразделения МЖКХ.
О фактах утраты съемных носителей, содержащих персональные данные, либо разглашения содержащихся в них сведений должно быть немедленно сообщено Министру жилищно-коммунального хозяйства. На утраченные носители составляется акт. Соответствующая отметка вносится в журнал учета.